La necesidad de la industria de contar con herramientas que permitan el manejo y el uso adecuado y coherente de la apabullante cantidad de información en salud que se genera día a día ya sea en la toma de decisiones en el punto de atención o a nivel de políticas gubernamentales, ha convertido a las tecnologías en un “must-have” para cualquier organización que se precie de estar “actualizada”. Pero esta necesidad debe ser estudiado más a fondo. Aquí debo hacer una pausa para hacer una pregunta: ¿Cuál es la utilidad de un automóvil deportivo en un pueblo cuyas calles están empedradas? o ¿es útil una carreta de tracción animal para competir en las 500 millas de Indianápolis?.
Y bien podrían parecer preguntas que tienen una respuesta lógica inmediata, pero el problema es que cuando se trata de tecnologías en salud, dejan de tener esta lógica y frecuentemente se convierten en un problema.
La adopción generalizada de los expedientes clínicos electrónicos en el mundo tardó la friolera de casi medio siglo para tener los resultados de la actualidad y requirió la emergencia de actas o leyes que promovieran y regularan su uso, así como de incentivos económicos para el personal u organizaciones de salud adoptantes. En Estados Unidos, los datos nos muestran que más del 90% de los hospitales y arriba del 80% de los consultorios han implementado un expediente clínico electrónico, pero ¿implementación es igual a adopción? Otros reportes hablan de la falta de “amabilidad” o “intuitividad” de los sistemas de registro clínico e incluso del entorpecimiento de los procesos de atención en los escenarios clínicos, sin mencionar el “tiempo perdido” en el llenado de múltiples formatos que componen estas herramientas. Y esta historia se repite otra vez en múltiples escenarios en todo el mundo a pesar de metodologías que proponen e incluso prometen el éxito en la adopción
Entonces ¿Qué estamos haciendo mal? ¿Será que estamos comprando el vehículo inadecuado? O ¿no hemos hecho buenos caminos?
Bien, entremos entonces en la probable solución al problema desde el punto de vista de muchas organizaciones y profesionales de la informática en salud. Existen varios aspectos a considerar, pero en este artículo hablaremos del primero de ellos
El primer punto para tomar en cuenta trata sobre el momento de la decisión de adquirir un sistema (hablaremos de expediente clínico electrónico para este fin). La organización adquirente debe preguntarse en primer lugar si es el momento adecuado para hacer esta adquisición y para esto, la mejor herramienta es la evaluación de la madurez organizacional para la adopción.
Según Weiner la madurez para el cambio “es un estado psicológico compartido en el cual los miembros de la organización se sienten comprometidos a implementar un cambio organizacional y están confiados en sus habilidades colectivas para lograrlo”. Esta definición habla de la organización como un todo y de la necesidad del cambio como un estado global dentro de la organización y en la confianza en que se puede lograr. Para este fin, se deben evaluar algunos aspectos:
- La capacidad administrativa, esto es, el compromiso de la alta dirección
- El alineamiento organizacional o la cultura del cambio
- La capacidad para el cumplimiento de regulaciones y políticas relacionadas
- La capacidad operacional, o sea, contar con el talento humano para lograr el cambio y lo que este implique
- La capacidad técnica: desde la infraestructura hasta las competencias del personal técnico
- El retorno de la inversión, visto como resultado a mediano o largo plazo o en retorno en calidad y seguridad de la atención y disponibilidad de información
- Finalmente, un aspecto que es de suma importancia: la presencia de campeones clínicos. Que serán los pilares de la adopción y del cambio.
Entonces, antes siquiera de decidir la adquisición de tecnología para la organización de atención en salud, tenemos primero que asegurar que la tecnología será aceptada y usada por el personal una vez implementada y esto se deba analizar mucho antes de incluso seleccionar la tecnología a adquirir o desarrollar. Este objetivo puede empezar a estudiarse a través de varias preguntas, que deben ser respondidas objetivamente. Aquí algunos ejemplos:
¿El proyecto propuesto es consistente con los valores y la cultura de la organización?
- ¿El proyecto es consistente con los principios guía de la organización?
- ¿El proyecto se alinea con las creencias, supuestos y expectativas de la organización?
- ¿La cultura organizacional soporta la innovación y las aplicaciones clínicas?
¿Existen los recursos necesarios para llevar a cabo el desarrollo del proyecto propuesto?
- ¿La alta dirección tiene presupuesto para contratar personal dedicado a este proyecto?
- ¿Se piensa en contratar a un director médico con experiencia en este tipo de implementaciones?
- ¿Existe presupuesto para tener un staff técnico suficiente para apoyar el proyecto?
Una vez estudiadas estas preguntas, el equipo organizacional clasifica a su organización, según las siguientes respuestas:
- Barrera mayor
- Barrera sustancial
- Se requieren cambios sustanciales
- Se requieren cambios mínimos
- Apoyo total
Si la respuesta a las preguntas realizadas es consistentemente negativa (barrera mayor, barrera sustancial, se requieren cambios sustanciales), entonces la organización debe replantear sus necesidades, ya que no se encuentra lista para un cambio tecnológico de la importancia de un sistema de gestión, expediente clínico electrónico, LIS, telemedicina, etc.
Si tenemos una buena carretera, entonces podemos comprar cualquier auto. Primero lo primero: cultura organizacional dispuesta al cambio, la innovación y la adopción de tecnologías.
Además, es importante reconocer que es necesario hacer una búsqueda de personal interno a la organización que tenga el suficiente conocimiento de procesos y gestión del cambio, así como de auditoría de madurez organizacional. No podemos pedir al personal de TI o de calidad de la institución que se encargue de un proyecto de este tipo sin estar suficientemente capacitado. Otra opción es la contratación de una agencia experta para que nos ayude.
Finalmente, siempre debe considerarse el papel del personal clínico como sustantivo. La participación de este personal en la auditoría de madurez organizacional (incluyéndolos) y su preparación en materias de informática en salud, así como su involucramiento en la toma de decisiones y selección de tecnologías, los convertirá en actores visibles y participantes proactivos de la innovación. La presencia de campeones clínicos, es uno de los aspectos más importantes del éxito de la adopción de la tecnología en salud.
Con esto, agotamos el tema de madurez organizacional para la adopción de tecnología en salud. En el siguiente artículo hablaremos de Gobierno de datos como otro aspecto a considerar antes de adquirir tecnología en salud.